Eén wagenplatform, meerdere merken — centrale catalogus met partnerportaal en interne opzoektool

De klant heeft meerdere entiteiten binnen dezelfde groep, elk met een eigen merkidentiteit, die deels dezelfde en deels eigen wagens beheren. Externe partners moesten wagens kunnen aanleveren zonder dat interne medewerkers dit manueel moesten opvolgen, en medewerkers moesten via één interne tool snel de juiste contactgegevens (verzekering, pech, onderhoud) van een specifieke wagen kunnen terugvinden. Zonder centraal systeem zou dit versnipperd beheer vragen per entiteit, met een hoog risico op inconsistente of verouderde gegevens.

We bouwden een centraal wagencatalogusplatform (uitgebreide WordPress-kernplugin met een op maat gebouwd Divi-kindthema) met een apart aanleverportaal waarmee externe partners zelf wagens kunnen indienen; bij elke nieuwe indiening ontvangt een medewerker automatisch een meldingsmail om de fiche verder aan te vullen. Bovenop dat platform bouwden we een rolgebaseerde laag die per ingelogde gebruiker automatisch de juiste huisstijl en het juiste wagenaanbod toont — gedeelde wagens zijn zichtbaar voor alle entiteiten, exclusieve wagens enkel voor hun eigen entiteit. Daarnaast leverden we een apart intern opzoekinstrument waarmee medewerkers via een kenteken de contactgegevens voor onderhoud, banden, glasschade, pech en brandstof van een wagen kunnen terugvinden, met veldgegevens beheerd via een custom fields-systeem. Toegang tot het geheel verloopt via SSO die door een derde partij wordt aangeleverd, om veiligheidsredenen bewust buiten het platform zelf gehouden.

Er is nu één centraal beheerd platform in plaats van versnipperde oplossingen per entiteit, met een geautomatiseerde meldingsflow voor nieuwe wagenindieningen door externe partners. Meerdere entiteiten (6+) delen dezelfde technische basis maar tonen elk hun eigen huisstijl en wagenaanbod, zonder dat dit apart onderhouden moet worden. Medewerkers kunnen via de interne opzoektool rechtstreeks de relevante contactgegevens bij een wagen terugvinden zonder tussen aparte systemen te moeten schakelen.